テレアポをしていて「資料送っといて」と言われたらPDFで送信しましょう。理由としては、１．確実に相手に届く２．時間と経費の効率化３.相手のニーズがわかる４.メールアドレスをGETできる５．粘れるなどのメリットがあるからです。
そこで今日は、テレアポのコツ【資料はPDFで送信する】についてお送りします。
目次
資料送っといてと言われたらどう対応するべきか
テレアポで「それじゃあ、資料送っといて」と言われることって多いですよね。しかし、「はい、お送りします！」と会社案内やパンフレットなどを入れて送付していませんか？私も過去に何度も資料を送付したことがありますが、送付した中からアポになる確率は決して高くありませんでした。そこで、私が考えたのが「資料をPDFで送信する」という方法です。
この方法は多くのメリットがありますので、もう少し踏み込んで解説しますね。
資料をPDFで送信するメリット
資料をPDFで送信するメリットは以下の５つです。- 確実に相手に届く
- 時間と経費の効率化
- 相手のニーズがわかる
- メールアドレスをGETできる
- 粘れる
それぞれの理由は以下の通り。
１．確実に相手に届く
資料を封書で郵送すると、相手に届かないことがあります。例えば、テレアポで話していた社長に資料を送っても、社長の手元に届く前に担当部署や秘書が開封して「必要なさそうだ」と捨てられてしまうことは日常茶飯事ですからね。ですから、直接PDFで送信した方が確実に相手に届きます。
２．時間と経費の効率化
資料を簡単に送る営業マンがいますが、その資料にいくら経費が掛かっているか考えたことはありますか？封筒、中に封入する会社案内やパンフレット、メール便などの郵便料金などを合わせると、どんなに安くても１００～１５０円以上はかかっています。それをゴミ箱にポイ捨てされたら経費の無駄ですよね。（紙資源の無駄使いとも言えます）
また、資料を送付する時間もかかります。営業マンはアポやデモ（商談）などの数字に直結する時間を出来るだけ多く確保するのが大切ですので、会社案内やパンフレットを封入する時間は無いに越したことはありません。
あらかじめ用意しておいたPDFの資料をメールすれば、経費と時間の両方を効率化できます。
３．相手のニーズがわかる
「資料送っといて」という相手には２つのパターンがあります。１つは興味がある場合、そして２つ目はテレアポを終わらせるための口実（興味がない）場合です。２番目の相手に対して資料を送るのは時間と経費の無駄ですよね。ですから、「それでしたらPDFで資料のご用意がありますので、今お送りしてもよろしいでしょうか？」と対応しましょう。興味がなければ「いらない」となります。（メールアドレスを教えたくないので）
４．メールアドレスをGETできる
PDFで資料を送信するメリットとして、相手のメールアドレスをGET出来るという利点があります。「資料を送付したいのでメールアドレスを教えて頂けますか？」と聞くと驚くほど簡単に教えてくれる方が多いですからね。また、メールアドレスがあれば、相手との連絡が格段に取りやすくなります。電話の場合は、不在だったり先方が忙しいと中々連絡が取れませんが、メールはいつでも送信しておくことが出来ますからね。
５．粘れる
私はPDFで資料を送信するだけでなく、相手にちゃんと届いたかを確認するようにしています。今のご時世、迷惑メールが多いので、自分が送信したメールが確実に届く保証はないですからね。そして、「お送りした資料を見て頂きたいのですが…」こんな感じで最後にもう１回粘るチャンスが出来るのです。
資料をPDFで送信する【実践編】
簡単ですので、やり方がわからない方は少ないと思いますが、念のため私がやっている方法と手順をお教えします。PDFソフト
私はソースネクストのいきなりPDFを使っています。
理由は、いろいろ使った中で最も直感的に使えるのと、低価格な割には機能が充実している（PDFをエクセルなどに逆変換することもできる）ので、業務にいろいろと役立てることが出来るからです。
資料をPDF化してデスクトップに置いておく
資料は簡単なものとガッツリ系の２種類を用意しておきます。相手の規模やニーズによって送信する資料を使い分けるためです。あと、PDF化した資料はパソコンのデスクトップに置いておきます。
これはテレアポをしていてグズグズしていたら「資料いいや」って相手の気持ちが変わってしまう可能性があるので、迅速に送信するためです。
本日のまとめ
「でも、PDFで送付して失礼にならないかな？」こんな疑問もあるかもしれません。もちろん、相手によっては封書で送った方がいい場合もありますが、私の経験上、ほとんどの企業がはPDF化した資料で問題ありませんでした。資料はPDFで送信する
やってみてください！
