メールで資料送付する手順

テレアポでの資料送付をメールでする際の全手順をまとめました!

「できるだけ手間なくメールを送信する」
「送信した相手が確実に送付した資料を見てくれるには?」

単なる手順だけでなく、上記のようなテレアポにおける資料送付をメールで行うときの注意点やコツなどもお教えします!

メールで資料送付する前の準備

メール送信用の資料準備

テレアポでの資料送付をメールでする上で、もっとも重要なのは事前準備です!

これから上げる項目を全て完璧にしておくことで、テレアポで「資料送って!」と言われた際に迅速な対応が可能になりますので、手を抜かずにしっかり準備するようにしてください。

送付する資料を作成する

メールでの資料送付用の資料を作成してください。
その際の注意点やコツは以下の通り。

資料は分かりやすく簡単なものでOK

メール送信する資料は、ペラ1枚に要点をまとめたもので構いません。

資料を送付する目的は「資料を読んでもらうこと」ではなく「アポを取ること」ですので、商談に持っていく提案書のよううな詳しい資料である必要はないからです。

資料で完全理解してもらうことを目的にせず、「これなら話を聞いてみようか!」と興味を持たせるための最低限の情報に絞り込むのがコツです。

複数パターンの資料を用意しておく

電話の相手が何に対して1番メリットを感じるかわかりませんので、「(商品やサービスを導入したときの)メリットを全面に打ち出したもの」「導入事例などの安心材料を盛り込んだもの」など、複数パターンを作成しておきましょう!

金額(料金)の情報は盛り込まない

資料に金額を入れるのは丁寧なようですがおすすめできません。
特に高額商品の場合は厳禁です。

何故なら、送付した資料を見た相手は商品やサービスの素晴らしさを完全理解していない状態で金額を見ますから、まず間違いなく「高いな!」という印象しか持たないからです。

どうしても金額の情報が欲しいという相手用に資料を作成しておくのは悪くありませんが、その際も「100万円の料金で1000万円のメリットが得られる」のようなロジックを必ず盛り込んでください。

何のロジックもない料金一覧表などを送付すれば、アポになるものもならなくなります。

※ 料金に関する情報を欲しがる相手には、「では、金額も含めてご説明にお伺いさせてください!」とアポクロージングをかけるのがセオリーです

資料をPDFファイルにしておく

相手の環境によって書式が崩れてしまう可能性があるので、資料はPDFファイルにしておきましょう!

そしてテレアポの相手に「資料送って!」と言われたときに、すぐにメールに添付できるようにPCのデスクトップに並べておけば完璧です!

注意点としては、ファイルは1MB以内にしておくといいです。

相手のPCのスペックや通信環境次第では、重たいデータを開くのに時間がかかってしまうからです。

送信メールのテンプレートを作成する

メール送信用資料のテンプレ

「資料送って!」と言われてからメールを作成し始めるようでは遅いですし、いちいちやると手間になりますので、事前に資料送付の際のメール定型文を作成しておきましょう!

作成の際に注意する点は以下の通り。

件名は会社名と氏名などオーソドックスでOK

不特定多数に送信するメールDMの場合は、思わずクリックしてしまうようなタイトル(件名)にする必要がありますが、テレアポで資料送付するときのメールのタイトルは、以下のようにオーソドックスでわかりやすいものがベストです。
送信メールの件名の例
○○(商品やサービス名)の資料の件 株式会社○○ ●●(氏名)
基本的に電話をしている最中に開いてもらうことを想定していますので、凝ったタイトルにする必要はありません。

本文は2パターン用意する

本文に関しては、電話中に資料送付する場合と、相手が忙しくその場で見てもらえない場合の2パターンのメールを用意しておきましょう!

パターン1 その場で見てもらうメール本文


株式会社●●
●●様

お世話になります。

さっそくですが、添付資料をご確認ください!

また、こちらもご参考にして頂ければ幸いです。
https:// (商品やサービスのWEBページのURL)


====================
署名
====================

相手と電話している最中にメールで資料送付するのであれば、上記のような簡素な本文で問題ありません。

パターン2 あとで見てもらうメール本文

 

株式会社●●
代表取締役 ●●様

お世話になります。
株式会社●●の●●です。

さて、お電話した際にお約束していた資料を本メールに添付させて
頂いております。

ご査収の程、宜しくお願い申し上げます。

また、こちらもご参考にして頂ければ幸いです。
https:// (商品やサービスのWEBページのURL)


尚、何かわからない点などございましたら、私●●までお気軽に
お問い合わせくださいますようお願い申し上げます。

====================
署名
====================

電話の相手が忙しく、「あとで見とくから送っといて」というような場合は上記のような本文にするといいでしょう。

一度電話で話してはいますが、時間が空くことや忘れられてしまっている可能性が高いことなどを考えると、少し丁寧な本文にしておいた方が無難です。

実際にメールで資料を送付する流れ

メールで資料を送付する手順

添付資料とメール本文のテンプレの作成が終われば準備OK!
いよいよ実践になります!

難しいことはひとつもありませんが、コツや注意点がありますので、念の為メールでの資料送付の手順をまとめておきますね!

資料とメールを用意しておく

テレアポ中に資料送付するときの最大の注意点は、サッと送れるようにしておくという点です。

「資料送って!」と言われてから、メーラーを立ち上げ、PC内のどこかにある添付資料を探すようなグズグズした対応をすれば、「あとで見とくから送っといて!」と逃げられてしまいます。

ですので、添付用のPDF化した資料はデスクトップに、outlookのようなメーラーは新規メール送信のwindowを開いた状態にしておきましょう!

「資料送って」と言われたときの対応

テレアポをしていて「資料送って」と相手から言われたら、以下のように切り替えして出来る限りその場でメールしましょう!

承知しました!

今、メールにて送付させて頂きたいのですが、●●さま(電話の相手)に送信すればよろしいでしょうか?

コツとしては、当たり前のようにメールで送信したい旨を伝えるのと、メールで送信していいか悪いかでなく、誰に送信したらいいかを尋ねると言う点です。

「今、メールにて送信させて頂きたいのですが?」だけしか言わないと、「普通に郵便で送っといて!」と言われる可能性が高くなってしまうので気をつけてください。

電話中にメールを開封させて説明

メールで資料送付したら終わりではありません。
次のように言って、説明に入りましょう!
資料の真ん中より少し上の●●のところを覧いただきたいんですが、弊社の製サービスは●●の点でメリットが大きくなっておりまして
このように誘導できれば、メールで送信した資料を100%見てもらうことができます!

日時設定を試みる

相手が資料を見ながら説明を聞いていたり興味を示したようであれば、「では、ご検討ください!」で電話を終わらせずに、その流れで以下のように日時設定にすすみましょう!
「資料だけではご説明しづらい部分もございますので、ちょうと来週御社のある横浜市の会社さまにお伺いする予定がございますので・・・」
資料送付が目的ではありませんので、資料を利用してアポにすることを忘れてはいけません。

フォローの電話を入れる

テレアポの最中に資料を見てもらえなかったり、資料を送付して見ても「ちょっと検討するよ」という相手には、必ずフォローの電話を入れてください。

忙しくてその場で見てもらえなかった相手には、2・3日中に「先日、メールで資料をお送りしたのですが、届いていますでしょうか?」のように追っかけの電話を入れると親切な感じがするのでおすすめです。

また、「ちょっと検討するよ」と前回資料を見た上で言われている相手の場合は、「決算時期で忙しいから、それが過ぎたら話を聞くよ」のように保留理由が明確な相手以外は、3度・4度と追いかけず潔く引きましょう。

単なる逃げでああることが多いからです。

まとめ

テレアポのコツとして、テレアポで資料送付をメールするときの全手順をお送りしました。

準備をしっかりとすること、ちょっとコツを掴むこと。
誰でも出来ますので、是非試してみてください!

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当ブログには、この記事以外にもテレアポのコツについて書かれた記事が沢山あります。実際にテレアポした経験に基づいて書かれた記事ですので、どのテレアポのコツも今すぐ使えるものばかり!
この際ですので、テレアポのコツをガンガン学んでみてください。

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