社内共有対策

最近、公私共に営業マンやその営業マンの所属している会社とのやり取りが多いのですが、「また同じこと説明しなきゃいけないのか・・・」というケースが多発しています。

申し訳ないですが、「社内の情報共有ができていないような会社とは取引したくないな・・・」と思いますね。

ちょっと思うところがあったので、最近実際にあったことを事例としてあげ、どうすれば用の足りない営業マンとか組織と思われないための対策方法についてお話させて頂きます。

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全く情報共有できていない営業マンと内勤スタッフ

ちょっとしたトラブルが起こったので取引先の営業マンに15分位かけて状況を話しました。

すると、「そういうことであれば、専門スタッフから折り返しご連絡させて頂きます!」という流れになり、電話を待っていたら翌日かかってきたのですが・・・

「すみません、今回の用件を教えていただきますか?」

はぁ!?ですよ(笑

私が非効率や無駄がとってもきらいな性格なのもあるかもしれませんが、「おいおい、一度説明したやろ・・・ あの15分は何だったんんだ・・・」って怒りを通り越してガッカリしちゃうんですよね。

もしかしたら、私とおなじような経験した方多いんじゃないかな~。

会社によって情報共有できていないレベルは違いますが、私は過去に何度も同じような対応をされたことがありますからね。

ぶっちゃけ、こういう対応をするだけでお客さまの気持ちは冷めますし、会社の信用を失っているということに気が付かないのが不思議でしょうがありません。

お客さまに用が足りないと思われないための対策

ここからは、お客さまから用が足りないと思われないための対策についてお話しますね。

出来る限りひとり(営業マン)が対応する

「完璧に社内の情報共有するなんて無理だよ!」というのであれば、一番簡単な対策は「出来る限り1案件1人対応」にすることです。

関わる人が増えれば増えるほど共有しなければならない人数が増えますので、1人で対応すればいいだけ。

「でも、お客さんの方から会社に連絡が来ちゃうことあるじゃないですか?」という疑問があるかもしれませんが、そのときは「担当から折り返します」を徹底すべきです。

下手に対応するから「全然、社内で伝達できてないじゃないか!」ってなるわけですからね。

引き継ぎをしっかりする

当たり前のことですが、引き継ぎをしっかりすることで用が足りないとお客さまから思われるリスクを減らせます。

こんな当たり前のことを言う理由は、「絶対、引き継ぎが甘いだろ!」と思うような対応の営業マンや組織が多いからなんですよ

案件を渡す側は、案件の状況をデータで渡したり簡単に説明するだけでなく、「こんな質問がきたら、このように回答すべき」というところまで伝えるべきですし、案件を受け取る側は、「こんな質問がきたら、どう答えればいいか」という部分まで詰めておくべきです。

「もう一度、お客さまに聞けば分かるしな!」みたいな軽い感覚で引き継ぎしているから、何度も何度も同じことをお客さまに説明させるような状況になっていると思いますね。

同じことを聞くときはその理由を言うべし

そうは言っても、お客さまに同じことを聞かなければならないケースは出てくると思います。

そういうときは、「同じことを質問する理由」を必ずお客さまに伝えましょう。

「以前、営業担当の○○にご説明頂いた内容の中に、しっかり確認させて頂きたい点がございます。もしかしたら、同じようなご説明をして頂くことになるかもしれません」

こんな感じで一言付け加えるだけで全然印象が変わりますよね。

まとめ


白井

お客さまとの商談や打ち合わせを録音しておくことをおすすめします!

営業マンも人間ですので、「あれ?そう言えばこの部分ってお客さまから聞いてたっけな・・・?」というようなことも起こりますからね。

録音した内容を無断で公表するようなことをすれば問題になりますが、録音すること時代は法律違反でもなんでもありません。

言った言わないのトラブルも防げますので、本当におすすめですよ。

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