営業マンがメモを取るときのコツ

商談におけるメモのコツを掴むには、以下のような狙いがあることを知っておく必要があります。

商談でメモをとる目的
    • お客さまの言ったことを残しておくため
    • お客さんの頭を整理するため(商談を契約に導くツールとして)
    • 「熱心な営業マンだな~」と思ってもらえるなどの演出効果
コツを掴んでいないメモは商談が決まらなくなる原因になることもあるので、この記事を読んで商談におけるメモのコツを掴んでください!


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メモは必要最低限にしよう

いきなり矛盾するようなことを言いますが、商談においてメモは必要最低限にするようにしてください。

何から何までいちいちメモを取る営業マンは、お客様から「そんなことまでメモしなければならないの?」と仕事ができないと思われてしまいますし、メモを取る度に沈黙が繰り返されたら商談のリズムやテンポが崩れて決まるものも決まらなくなります。

 

以前、私の経験談を事例としてあげておきますね。

某ビジネスホテルを運営している会社の社長室長と商談したときのことです。

とにかく要望が多い上に早口、更にクレーマータイプだったので、「これはメモを残しておかないと後々トラブルになるな・・・」とメモ帳を取り出したら、想定外のことを言われました。

「俺さぁ、メモを取る人間って無能だと思ってるんだよね!」

 

珍しいタイプではありますが、こういうお客さまもいるということを覚えておいてください。

営業マンが使うべきメモ帳とは

営業マンが商談で使うべきメモ帳は、A4サイズの以下のようなメモ帳です!
このような独立タイプのA4の手帳がいい理由は以下の通り。
  • 小さい手帳より書きやすい
  • 手帳と併用しないで済む
  • メモだけでなく筆談ノートとしても使える
  • 切り離してお客さまにあげることも可能
 

商談時のメモはスピード勝負ですので、書きづらい小さなメモ帳はスピードという点でおすすめできません。

また、手帳と併用すると「見られたくないスケジュールやメモをお客さまに見られてしまう」だけでなく、「筆談ノートとして使えない」、「ページ数が少ないのですぐに書き込むページがなくなってしまう」などのデメリットがあります。

私は手帳とメモ帳は別にすべきだと思いますが、どうしても併用したいのであればシステム手帳などを使ってリフィールを使うといいでしょう。

メモを取るときのコツ

「メモを取る=出来るビジネスマン」ではありません。

最低でも商談のときにメモをとるのであれば、ここに書いてあるコツくらいは実践してくださいね!

要点だけをスピーディーに書く

新人営業マンや真面目な営業マンに多いのですが、何から何まで丁寧にメモを取るのはNGです。

決まる商談にはリズムやテンポがあるのですが、「ちょっと待ってくださいね!」なんてメモを取ることでリズムやテンポが崩れてしまうからです。

自分があとで読み返したときに分かったり思い出せればいいのですから、必要最低限の要点をスピーディーに書くようにしましょう!

ただ、いきなりは出来ませんので、上司の言うことをメモするときなどに訓練しておくことをおすすめします。

ヒアリングシートを用意する

スピーディーにメモが取れない、急いでメモを取ると書くことに夢中になってしまって話が入ってこない、走り書きすると字がめちゃくちゃ汚くなる・・・

こういう方は、事前にヒアリングシートを用意しておくといいですよ。

商談でのお客さまとのやり取りの中で、絶対に聞き逃してはいけない内容って決まっているじゃないですか!

ですから、そんなに本格的なものでなくても構いませんので、ヒアリングシートを作っておけばメモする際の負担が軽減できます。

メモを取る際にお客さまから許可をもらう

踏み込んだ内容(会社のノウハウや機密事項etc)などを話している場合、いきなりメモを取られると嫌がるお客さまもいらっしゃいます。

ですから、「メモを取らせて頂いて、よろしいでしょうか?」と一言断りをいれましょう。

そうすれば、「ここはオフレコで」とか、お客さまも安心して話すことができますからね。

また、メモをとる営業マンのことを考えてお客さまが話すスピードを若干ゆっくりにしてくれるのようなメリットもありますよ!

目的別にメモを分ける

この記事の冒頭で、メモの目的について触れました。
商談でメモをとる目的
    • お客さまの言ったことを残しておくため
    • お客さんの頭を整理するため(商談を契約に導くツールとして)
    • 「熱心な営業マンだな~」と思ってもらえるなどの演出効果
一番やってはいけないことは、何から何まで上から順番に書き込んでいくメモのとり方です。

例えば、お客さまの言ったことを残しておくためのメモ(記録)の下に、お客さんの頭を整理するためのメモ(筆談)などを書くと、「そのメモくれない?」とお客さまに言われたときに「ちょっと待ってくださいね(汗」ってなりますよね。

最初から別々に書いておけば、こんなことにはならないわけです。

時系列かカテゴリー分けを意識してメモを取る

メモは漠然と取るのではなく、「時系列」か「カテゴリー分け」を意識すると、あとあと見直したときにわかりやすいメモになります。

余白をたっぷりとって書く

1ページにキッチリと情報を詰め込むようにメモを取るのではなく、余白を多めにとってメモを取るクセをつけてください。

商談相手のお客さまの頭の中はキチンと整頓されているわけではないので、「そう言えばさっきいい忘れてたんだけど!」のようなことがおこります。

メモに余白がなければ、関連している内容を離して書き込むことになってしまいますよね。

また、単純に義契に書き込まれたメモは見づらいので、あとから読み返すのが大変という理由もあります。

離しながら書けるように訓練しておく

メモの中でも筆談の際のコツなのですが、書きながら自然に話せるように普段から練習しておきましょう!

特に筆談はお客さまに分かりやすく説明できるだけでなく、上手にこなすことでお客さまに「出来る営業マン」だと思ってもらえるメリットもあるんですよ。

まとめ

商談でメモを上手に活用するコツについてお送りしました。

たかがメモ、されどメモです!!

どうせメモを取るのであれば、メモのメリットを全て享受した方がいいですからね。

普段から意識したり練習してコツを掴みましょう!

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