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名刺交換

名刺交換でマナーを守るのは当たり前のことでしかありません。

そこで、名刺交換の基本だけでなく、名刺の受け渡しなどで他のビジネスマンと圧倒的な差をつけるコツについてお教えします!

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名刺交換の基本マナー

新人研修で名刺交換について習ったのが最後で、それ以降は特に意識せずに名刺交換をしていませんか?

当たり前のようにしている名刺交換ですが、意外と基本が出来ていなかったり、マナー違反をしているビジネスマンは少なくありません。

美しい名刺交換は第一印象をアップさせますが、反面マナー違反をすればマイナスイメージを持たれた状態からのスタートになってしまいます。

自分の名刺交換は基本やマナーがしっかり出来ているかを今一度見直してみましょう!

名刺の受け渡しの基本

名刺交換のマナーで一番気をつけたいのが受け渡しです。

最もマナー違反を犯しやすいところですので、普段の自分の名刺交換を思い出しながら確認してみてください。
名刺受け渡しのマナー
    • スマートに名刺交換が出来るように名刺入れから名刺を出して挟んでおく
    • 相手にこちらから近づいて挨拶をしながら名刺を渡す
    • テーブルを挟んで名刺の受け渡しをしない
    • 汚れている、折れ曲がっている名刺を渡さない
    • 名刺を切らさない(枚数は常に多めに用意しておく)
名刺交換はビジネスにおける挨拶ですので、「どうしたら気持ちいい名刺交換になるか」という考え方が軸になります。

ですから、上着のポケットから名刺入れをゴソゴソと出すのを名刺交換の相手が待っている、渡す名刺の角が折れていたり汚れている、名刺が無いなんてお話になりませんので気をつけましょう!

 

ここでちょっとしたコツを2つお教えします。
受け渡しのコツ
    1. 名刺入れから3枚ほど名刺を出しておく
    2. 予備の名刺を入れておくための名刺入れを用意しておく
名刺交換をスマートに行うために、名刺入れから事前に1枚だけ名刺を出して用意していたら、商談相手が2人だったのでもたついてしまった・・・

これをアクシデントですませるようでは、差がつく名刺交換が出来るようにはなりません。

商談で数百の法人に伺った私の経験からいうと、最初から大人数だという前提のプレゼンなどを除いた商談では、相手の人数は多くても3人くらいまでのことが多いので、3枚ほど名刺入れから出しておけば問題なく名刺交換が出来ました。

ビトンの名刺入れ

上記のような外側にポケットが付いているタイプの名刺入れであれば、いちいち名刺入れを開かなくても外側のポケットに受け渡し用の名刺を事前に挟んでおけるので便利です。

 

次に、もっとも怖い名刺切れしないためのコツですが、一番いい方法は予備の名刺入れを用意して鞄の中に常に入れておくというのがおすすめです。

そして、商談前にメインの名刺入れに名刺を補充する、帰社後予備の名刺入れに多めに名刺を補充しておく習慣をつければ絶対に名刺切れを起こすことはありません。

名刺の受け取りの基本

名刺を受け取るときのマナー

ここからは、実際の受け渡しの際時のマナーにおける基本やコツです。

まずは、受け取りの際の基本から!
名刺を受け取るときの基本
    • 名刺の端を持って受け取る(会社のロゴなどの上に指を置かない)
    • 商談相手や目上の方より先に名刺を受け取らない
    • 「頂戴します」と言いながら受け取る
    • 両手で受け取る
    • 名前の読み方などがわならない際は早いタイミングで確認する
名刺は相手の分身だと思って丁寧に扱うというのが基本的な考えになります。

したがって、相手の会社のロゴや名前の上に指を置く、片手で受け取るなどは失礼にあたります。

「頂戴します」と言いながら受け取るのも、相手に対する経緯を表するためだと思えば自然に出来ますよね。

ちなみに、名前の読み方が判らない・怪しいときに聞くのは失礼に当たりません。

逆に、確認もぜずに商談中に間違った名前を言う方が100倍失礼ですので、出来れば名刺を受け取った直後、遅くても着席してすぐに聞くようにしましょう!

 

名刺の受け取りで違いを出すコツをひとつお教えします!
名刺の受け取りで違いを出すコツ
名刺を受け取ったらさり気なく裏面を確認する
最近のビジネス名刺はデザインや材質などに凝ったものが多いですが、そのひとつに名刺の裏書きがあります。
わざわざ経費をかけて名刺の裏に印刷してある情報は「見てほしい」という場合が多く、商談前の雑談ネタにもなりますので必ず確認するようにしましょう。
但し、受け取った直後など、相手が見ている前で名刺をひっくり返して見ると感じが悪いので、着席する際やテーブルの上に名刺を置くときなどにさりげなく確認することをおすすめします。

名刺を渡すときの基本

名刺を渡すときのマナー
次は、名刺を渡すときの基本とコツです。
名刺を渡すときの注意点
    • 相手より先に名刺を差し出す
    • 相手の名刺の高さより下から自分の名刺を差し出す
    • 刺を渡す際に気の利いた一言を入れる
    • 株式会社・氏名などは略さない
    • 片手ではなく両手で持つ
自分より目上の方はもちろん、商談相手が年下だったとしても相手を尊重し謙るのは名刺を渡すときの基本的な考え方です。

当たり前のことが多いですが、特に注意したいのが「略さない」という点。

「○○株式会社」の株式会社を略して「○○」と言ったり、「山田太郎」の名前を略して「山田です」と言わず、「○○株式会社の山田太郎です」と名乗りましょう。

 

そして、名刺を渡すときは他のビジネスマンに大きな差をつける大チャンスなので、以下のような気の利いた一言を添えるのがコツです。
名刺を渡す際に違いを出すコツ
「本日は貴重なお時間を頂きまして、誠にありがとうございます」のような一言を添える
「○○株式会社の山田太郎です。宜しくおねがいします!」では、他のビジネスマンや営業マンに埋もれてしまいますので、印象に残る短くて気の利いた上記のような一言を添えるといいでしょう。

名刺の並べ方のマナー

名刺交換の受け渡しのマナーをおさえたところで、次は受け取った名刺の並べ方のマナーを抑えておきましょう!

相手がひとりの場合

名刺交換をした相手がひとりの場合は、以下のように名刺入れの上に受け取った名刺をおくのがマナーです。
名刺の置き方(一枚の場合)
商談などの場合は、邪魔にならないように自分から見てテーブルの左側に商談が終わるまで置いておきましょう。

相手が複数人の場合

問題は相手が複数人の場合です。

名刺入れは名刺サイズで作られていますので、一枚しか上に乗せることはできません。

では、商談相手が、社長と平社員の2名の場合はどうしたらいいのでしょうか?

実は、これに関してはマナー講師でも意見が分かれます。

「社長の名刺を名刺入れの上に、社員の名刺をテーブルの上に」という意見もあれば、「片方だけを名刺入れの上に置くのは失礼なので両方共テーブルの上に置くのが正解」という意見もあるんですね。

ですから、こればかりは現場の判断になりますが、一定のルールはありますので以下の2つのどちらかにしておくと無難です。
相手が複数の場合の名刺の並べ方のセオリー
    • 左から役職の高い順に並べる
    • 相手が座っているのと同じ順番に並べる
個人的には、相手が2人の場合は「左から役職の高い順に並べる」ようにし、3人以上で商談中などに誰が誰だかわからなくなる可能性がある場合は「相手が座っているのと同じ順番に並べる」のをおすすめします!

名刺交換の手順

名刺交換の手順

名刺交換や名刺の並べ方の基本やマナーがわかったところで、最後に名刺交換の手順も確認しておきましょう!

名刺切れ・忘れをしないための事前準備

「名刺交換をしようとしたら肝心の名刺がなかった」では話になりません。

ですから、会社を出るときには「メインの名刺入れ」と「予備用の名刺入れ」に多めに名刺が入っているか確認するようにしてください。

もちろん、名刺の発注はギリギリではなく早めに行うようにします。

訪問先に伺う前に3枚ほど名刺入れから出しておく

商談などで訪問先の会社に伺う前に、名刺入れから3枚ほど名刺入れを出し、名刺入れの間か名刺の外にポケットがある場合は取り出しやすいように外ポケットに入れておきましょう。

応接室に通されてから少し待つ時間があることが多いですが、たまに商談相手がすぐに現れるときがあるので、なかなか名刺入れから名刺が出なくてもたつくようなことがないようにするためです。

目下の者(自分)から名刺は差し出す

ビジネスの世界では、年齢や役職などではなく「提案する側」が目下になりますので、50才の営業マンが30才の担当者と商談する場合、年上の50才の営業マンから名刺を差し出すのがマナーです。

では、以下のようなケースの場合は、名刺を差し出す順番はどうなるでしょうか?
複数人の名刺交換の例
    1. 営業部長(提案側)
    2. 平社員の営業マン(提案側)
    3. 社長(商談相手)
    4. 担当者(商談相手)
正解は、1の営業部長が3の社長に名刺を差し出し、次に2の平社員の営業マンが続きます。更に1の営業部長が4の担当者に名刺を差し出し、次に2の平社員の営業マンが続くという順番になります。

名刺交換をする

名刺交換は双方が立った状態で行います。

ここで差をつけるワンポイントアドバイスなのですが、相手が応接室に入ってきて姿が見えてから立つのではなく、足音が聞こえるなど気配を感じたら起立し、手に名刺入れを持った状態で待つようにしましょう。

(これによって、焦って名刺入れから名刺がなかなか出てこなくてあたふたするようなことがなくなり、スマートに名刺交換に入ることができます。)

必ずこちらからも歩み寄るようにして、机を挟んだような状態で名刺交換が行われないようにしてください。

名刺は胸とお腹の間くらいの高さで両手で持ち、両手で名刺を差し出しながら、「本日は貴重なお時間を頂きましてありがとうございます!○○株式会社の○○○○です」とハキハキと挨拶します。

既に相手も名刺を出しているケースも多いので、その際には相手の名刺よりもちょっと下から差し出してください。

差し出した名刺を相手が受け取ったら、こちらも「頂戴します!」といって両手で受け取ればOKです。

テーブルに名刺を並べる

受け取った名刺は上記「名刺の並べ方のマナー」に則って、自分から見て左側に置くようにしてください。

名刺の素材やデザインが凝っている場合は、「とても素敵なお名刺ですね!」と一言褒める、名刺の裏に話題になるようなことなどが書いてある場合は、それについて触れてもいいでしょう。

名刺のしまうタイミング

頂いた名刺は商談後に持って変えることになりますが、問題なのはそのタイミングです。

何故なら、名刺をしまうタイミングはケースバイケースなので、「これが正解」というものはないからです。

相手がこちらの名刺をしまったら、こちらもしまうというのが間違いないと思いますので覚えておいてください。

尚、相手の名刺をしまう際には「失礼します」と一言添えると感じが良くなりますよ!

名刺交換のマナー NG編

最後に名刺交換のマナーの番外編として、いくつか気をつける点をあげておきますね!

名刺交換を強要しない

「お名刺頂けますか?」と言ってくる飛び込みの営業マンがいます。

もしかしたら、「名刺が20枚集まるまで返ってくるな!」と上司から言われているのかもしれませんが、相手にしてみたら、そんなことは知ったことではありません。

名刺1枚にも経費がかかっていることを考えれば、名刺交換を強要するのはマナー違反も甚だしいです。

安物の名刺入れを使わない

名刺は相手の分身として丁寧に扱うのがマナーですが、どんなに丁寧な名刺交換をしても肝心の名刺入れが缶製だったり、ボロボロの安物では話になりません。

相手への敬意を示すためにも、革製でしっかりとしたものを選ぶと間違いがありません。
名刺交換のマナーと差がつく名刺の受け渡しの手順とコツは以上になります。

ここに書いてあることだけを守るだけでも、他のビジネスマンや営業マンとは差をつけることが出来ますので、何度も読み返して身につけるようにしてください!

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