電話応対の仕方の常識

電話応対の基本中の基本では、正確な応対、迅速な応対、簡潔な応対、気持ちのいい応対の4つのポイントをあげました。

ですので、今回はそれ以外の電話応対での常識をあげてみます。

電話応対を見れば仕事が出来る人間か判りますので、当たり前のことと思わずに自分の電話応対を見直すきっかけにしてください!


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受話器は左手でしっかり持つ

「何でこんな当たり前のことを!?」
そう思った方に質問します。

あなたは、受話器を首と肩の間に挟みながら話すことはありませんか?

電話対応するビジネスウーマン
実際のオフィスでもテレビドラマなどでも良く見るシーンですが、出来る限り受話器は左手で持った方がいいですよ。

これは、私の反省でもあるのですが、首と肩に挟んでいた受話器を思いっきり落っことしちゃったことがあるんですよ…

あと、当然ですが左手で持ちやすいように電話機はデスクの左側に置いておくようにしてくださいね。
(左利きの方は逆になります)

利き手にはペン

電話を取る=メモの用意!
この意識が徹底されていれば、手ぶらで受話器を取ることはありません。

電話に出てから「えっと、ペンは~…?」と探しているようでは、あなたは二流以下のビジネスマンです。

当然ですが、サッと取れる位置にペン立てなどを置いておきましょう!

メモや資料を用意しておく

上記のペンと同じく、メモ用紙が用意されていないようでは駄目ですよ。
ただ、電話中にメモ用紙を探している人って多いですけどね…

あと、お客さまから頻繁に質問されることや、こちらから良く説明することなどは決まっていますので、それに必要な資料などはファイルにまとめてデスクの上に用意しておきましょう。

会社の住所や電話番号などは暗記しておく

新入社員など、入社間もないと会社の住所や電話番号などが頭に入っていないことがありますが、これは絶対にNGです。また、最寄りの駅からオフィスまでの道案内を電話でもわかりやすくできるようにしておきましょう。

「住所教えて!」
こう言われて「少々お待ちください」と言えば「用が足りない」って思われるのは判りますよね?

本日のまとめ

用の足りない電話応対をすれば、電話をしてきた取引先などに悪い印象を与えてしまうだけでなく、社内の人間からも「仕事のできない奴」「気が利かないな~」って思われてしまいます。

私が知る限り、けっこうなベテランビジネスマンでも電話応対がいい加減な方は多いので、「こんなこと当たり前じゃん」ではなく、一度自分の電話応対を見直してみてくださいね。


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