テレアポのコツ【記録すべき項目とその使い方】

「テレアポは件数だ!」と言わんばかりにガンガンコールする。

嫌いじゃありません(笑
嫌いじゃありませんが、それだけではアポを量産し続けるのは難しいです。

記号

そこで、今回はテレアポのコツとして記録すべき項目とその使い方についてお話しします。


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テレアポで記録すべき6つの項目とその使い方

さっそく本題に入ります。

テレアポでは、1件でも多くコールすることも重要ですが、必ず記録をつけて分析するようにしてください。そうしなければ、いつまで経っても運頼りのテレアポになってしまいますし、戦略もたてられません。

記録すべき項目と使いかたを詳しく解説しますので、是非実践してみてくださいね!

コールした時間帯

9:00~11:30、13:30~16:00など、コールした時間を記録しておきましょう。

特にBtoCのテレアポの場合、地域や住所によって在宅率が大きく変わりますので記録が役に立ちます。

比較的留守が多い日中の例ですが、働き盛りの年代の夫婦が多く住んでいる新興住宅地よりも、多摩ニュータウンのような高齢者が多く住んでいる団地の方が電話がつながる確率が高いです。

ですから、リスト2巡目からは、1巡目の状況を考慮してテレアポする時間帯に在宅率が高そうなところにコールしましょう!

コール件数(留守と話せた数)

コールするときは、必ずコール件数を記録しましょう。
また、全コール数のうち、話せた件数と留守の件数を記録しておくことが重要です。

記録の仕方は簡単で、取り敢えずテレアポ中は以下のように正の字でササッと書いておいて、テレアポ終了後にエクセルファイルなどにまとめます。


留守

電話

正正正正正正正正正正

正正正

上記記録を残すことで、以下が把握できます。

  1. 留守も含めた全コール数
  2. 「アポ本数÷電話数(話した数)」=アポ確率
1があまりにも少ないのであれば、何かにつけてアポから逃げていたりサボっているだけかもしれません。また2のアポ確率が低い場合は、ガチャ切り回避やアポクロージングのスキルアップをする必要があるかもしれません。(もしかしたら、トークスクリプトの見直しが必要かも)

繋がった相手

テレアポのターゲットが奥さん(個人)であっても、電話に出るのは本人だけではありませんよね。
子供や祖父母かもしれませんし、旦那さんが出るかもしれません。

ですから、リストに「子」とか「祖父」「祖母」「父」「本人(奥さん)」など記録しておきましょう。

法人で社長をターゲットにテレアポしている場合も同じです。
「受付」「担当者」「秘書」「社長」と記入しておいてください。

このように記録しておけば、「受付」としか書いていない法人には社長が出るまで電話することが出来るわけです。

どこまで話して断られたか、もしくはアポになったか

例ですが、以下のようにするといいでしょう。

  • ガチャ切り→「×」
  • 趣旨説明の前で断られた→「AO(アプローチアウト)」
  • 趣旨を説明したあと断られた→「FO(フロントアウト)」
  • 日時設定で断られた→「SO(設定アウト)」
  • 相手が激怒している→「CO(クレームアウト)」
そして、前項の繋がった相手と合わせて「本人×」とか「受付×」、「本人AO」とか「社長SO」などとリストに記入しておきます。

そうすれば、「CO」のようにクレーム(「もう電話しないでください」etc)を言われてしまったところに無駄な電話をすることが無くなりますし、「社長SO」などの完全に断られてしまったところは、少し期間を開けるなどの戦略がとれます。

もちろん「受付×」のようなところは、決定権者に繋がったわけではありませんので、再チャレンジします!

繋いでくれるかどうか

法人のテレアポをしていると、受付が第一の関門になります。
しかし、受付にも2タイプが存在します。

完全シャットアウトの「鉄壁のディフェンスタイプ」と、たいして要件など聞かれることも無く、決定権者がいれば「取り次いでくれそうなタイプ」です。

そして、営業マンが見逃してはならないのが後者の取り次いでくれそうなタイプ。

こういう企業はタイミングが合えば、決定権者に繋がりますので、エクセルの行に色を付けて置くなどするといいでしょう!

次回コールする日時

決定権者が捕まらなかったとしても、「夜8時過ぎならいます」とか「来週の月曜であれば出張から戻っておりますが」などと教えてもらえることがありますよね。

そういうときは、絶対に忘れないように、リストにその日時を記入して起きましょう!

私の場合は、リストだけではなく手帳にも記入しおいて、朝、昼休み、業務終了後と、コールするところがないか1日3回確認するようにしていました。

本日のまとめ

テレアポは件数やトークも重要ですが、今日お教えしたような記録を残しておいて分析したり、有効活用することも重要です。

言っときますけど、コールごとに以下のように記入するのは駄目ですよ。

「電話に受付が出ましたが、社長が不在だと言われた。社長は出張中で来週月曜日には戻るらしい。受付のタイプから言って来週月曜日に電話すれば、社長に取り次いでもらえそうだ」

長い(笑
これでは、コール数が減るので、以下のように書きます。

受付OK 社長出張中。来週月再TEL

あとは社内の営業マン全員が判るように、暗号や略語を統一しておけば完璧です!


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