仕事の時間効率アップ【電話とメールの使い分け】

どんな人にも1日は24時間しかないので、同じ能力であれば時間の使い方が上手な方が業績をあげられることになります。ですから、仕事における時間効率アップは全ビジネスマンの課題といえます。

メールチェック

そこで、仕事の時間効率アップ【電話とメールの使い分け】という内容をお送りします。


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現代のビジネスはメールに依存しすぎている

電車に乗っていても、街を見回してもスマホを使っている人だらけですね。その中でも、SNSやLINEなどを使っている人は多いのではないでしょうか。

最近、思うのが電話で通話する機会が減ったということ。ちょっとした連絡はLINEでしますよね。

そして、その波はビジネスの現場にも顕著に表れています。業務連絡がメールやチャットなどで来る、取引先の担当者が商談結果をメールで送ってくるなどが当たり前ですからね。

しかし、私は電話とメールは上手に使い分ける必要があると思います。

何でもメールにするのは考えもの

私が以前所属していた会社の社長は、何でもかんでもメールで要件を送ってくる人でした。ちょっと面と向かって話せば5分で終わる話なのに、メールでやり取りするので10分も15分もかかります。

また、その社長のメールは超長文で文章も難解な為、読んでいてイライラしてくるんですよね。「一体どういうつもりなんだ?」って腹が立ってしょうがないので社長室に行って直接話したら「なるほど、どういうニュアンスだったのか…」ってことも1度や2度ではありません。

もちろん、メールは相手の都合は関係なく送れるという利点はありますが、私は社内のコミュニケーションにも繋がりますので、内線電話や直接話すことも大切だと思います。

メールに時間を取られ過ぎる営業マン

それでも現代のビジネスシーンにおいてメールを使わないというのは不可能です。取引先からメールがバシバシきますからね。

ただ、私の経験上ですが売れない営業マンって、とにかくメールに時間を使いすぎるんですよ。読むのも遅ければ、メールを作成するのも遅い。挙句の果てには「ちょっとチェックしてもらえませんか?」って周りの人の時間まで奪う始末。

私の部下でテレアポをしたくない一心で、朝から1時間もかけてメールをしている営業マンがいたくらいです。

メールチェック中毒

LINEには既読という表示があり、読んだのに返信しないことを既読無視と言いますよね。そんな影響からでしょうか、若いビジネスパーソンでメールチェックばっかりしている人っていますよね。1度でいいので、1日のメールチェック時間を出してみるといいと思います。

また、何かやっているときにメールチェックすると、頭が切り替わってしまうので非効率なんですよね。朝一、昼休み、帰社時など、メールチェックする時間を決めて、それ以外は業務に集中することをおすすめします。

本当に緊急な要件の場合、電話してきますからね。

取引先とのやり取りでメールを使った方がいいケース

では、メールは使わない方がいいかといえばそんなこともありません。私は以下の2つのケースの場合は、必ずメールを使うようにしていました。

1つ目は、今日中に連絡するという約束をしていたが先方と連絡が取れない場合。先方の社長や役員、担当窓口の方が突然捕まらなくなることってありますよね。そういうときは取り敢えずメールしておいて後日連絡するようにしています。

そして、2つ目は証拠を残したいときです。私は契約書の文言変更などの重要なこと、後で言った言わないになりそうな可能性が少しでもあるものは、電話だけでなく必ずメールも使うようにしていました。

理由は、メールで送信しておけば証拠として残るからです。(もちろん、メールが届いているかの確認は必要です)

本日のまとめ

本当にメールで送信する必要があるのかを考えてみてください。意外と必要ないことまでメールしているかもしれませんので、それをやめれば時間効率アップに繋がります。


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