休日の電話に対応すべきか!?

休日に電話に出る女性

RRRRRRRR

家族や恋人、友人と出かけている休日にかかってくる取引先からの電話。
あなたは営業マンとしてこのようなときにどのように対応していますか?

今日は休日の電話に対応すべきか!?というテーマをお送りします。


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かかってきてしまったら対応せざるを得ないのが現状

電話って何でタイミング悪いときにかかってくるんですかね。

トイレに入っているとき、お風呂に入っているとき、固定電話で話をしているとスマホに着信があったり…
「おいおいおい!またかよ!!」ってくらいタイミング悪いことってありませんか?


そんなタイミングの悪い電話のひとつに「休日にかかってくる仕事の電話」というものがあります。

何かのトラブルなどで長電話になったときはもちろんのこと、あっという間に対応が終わったとしても「お休みののんびりモード」が「仕事のモード」に戻ってしまう…

本当にたまにならいいですが、休みのたびにジャンジャン電話が鳴って嬉しいという人はいないと思います。
でも、かかってきてしまった電話を無視して出ないってなかなか出来ないのが現状ではないでしょうか?


まずはスタンスを決めましょう!

でも中には「別に夜だろうがお休みだろうが24時間出れるときは電話対応しまっせ!」という人もいると思います。
そういうタイプの人は「24時間365日電話対応します!」って名刺に書いておくといいかもしれません(笑

実際に名刺にそう書くことで差別化を図っている営業マンっていますからね。

ですから、「私はいつ電話がきても全然OK」なのか「仕事とプライベートは分けたいから休みの日の電話は出来るだけ避けたい」のかハッキリ決めましょう!

一番よくないのは中途半端。
「本当は休みの日に電話対応したくないのに、かかってきちゃったから嫌々対応…」

これは相手の方に対しても失礼ですし、自分の精神衛生上もよろしくありません。


お休みの日の電話を減らすコツは「ちゃんと相手に告げること」

「何かありましたら、直接携帯電話にご連絡してください」

こんなふうに自分の顧客に言っている営業マンは多いと思います。
それに、今のご時世では、言っていないとしても、名刺に携帯番号が書いてあると、会社ではなく直接携帯電話にかけてくるお客さまも多いですからね。

ですから、「土日、祝祭日はお休みを頂いておりますのでご了承ください」って一言伝えておきましょう。
相手の会社がサービス業の場合は、土日、祝祭日はお休みという感覚がありませんので。


あと、私が実際にやっていて効果があったのは「メールでご連絡ください」と伝えることでした。

別に電話対応したくないというわけではないのですが、一日中外回りで移動や商談が立て込んでいると、せっかく電話を頂いたとしても出れないことが多いんですよね。

また、着信に気が付いて折り返し電話すると、今度は先方が電話に出れなかったり…
電話というのは、お互いに電話に出れる状況でなければならないので、忙しいビジネスマン同士だとタイミングが合いません。


そこで私はこう伝えていました。

「移動中や商談中などはお電話に出ることができません。そういうときは、こちらのアドレス宛にメールしてください!頂いたメールに関しては、ちょっとした空き時間などに確認して対応させて頂きますので」

正直って「今すぐ」という緊急時や「電話で直接話さないと伝わらない」というとき以外はメール対応で十分なことも多いんですよね。

それに、メールであれば相手が対応できるできないは関係なく好きなときに送信できますので、忙しいビジネスマン同士だと電話よりも便利なところもあります。

あとは、メールであれば送信履歴が残りますので、「あれ、そういえばあの件って連絡したっけな…」なんてことも無くなります。


もちろん、毎回電話してくる方もいらっしゃいますが、こうやって伝えておくと「それならメールで連絡しよう」って思っていただけるお客さまも沢山いらっしゃます。


本日のまとめ

私は休みは休みで区切りをつけたい方ですので、出来るだけ休みの日に電話対応しなくてもいいように普段から工夫しています。

特にメールは本当にお勧めですよ。
例えば、休みの日に電話がきて対応するのと、同じ連絡が来るにしてもメールで来るのでは全然違いますからね。

メールであれば、食事やお茶したとき、帰宅後など、対応するにしても自分の好きなタイミングで対応できますので。


あとは普段からの段取りですね。

「今度連休があるけど、あそこは頻繁に連絡してくるから休みに入る前にこちらから1本電話しておこう!」
こんなちょっとしたことで、休日の電話対応は減らせるものです。


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