社内の周りのスタッフに迅速に対応してもらう方法

もめるスタッフ

営業マンが迅速に対応しようと思っていても、決裁が遅かったり、内勤スタッフの協力が得られなければ不可能です。
では、どうしたら出来るだけ迅速に動いてもらえるのでしょうか?


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もともとせっかちな性格の人であればいいのですが、組織はさまざまな性格や価値観の人間の集まり。

自分がが常に迅速に対応したくても、社内の決裁がなかなか降りずにお客さんを待たせてしまうことってあるのではないのでしょうか?


実は私にも経験があります。

今でこそ自分がトップですが、これまでは雇われて営業マンをやってきました。当然、自分一人で決裁できる範囲を超えるものに関しては、会社にお伺いをたてるのですが、ほとんどの場合が決裁が遅い。

最前線でお客さんを前にしている営業マンと、内勤スタッフに迅速さに対する意識の差があるのはしょうがないところでもあるのですが、それにしても限度があります。


私が過去に使った荒技

電話をする営業マン

あれは美容室の社長と商談しているときのこと。
商談も最終場面に差し掛かった時に強烈な値引きの打診がありました。

私は値引きをほとんどしたことが無いのですが、その社長の場合「ちょっとでも値引きして社長の顔を立ててあげないと否決になるな」と直感が働きました。

もちろん、一言返事で素直に値引きに応じたわけではありません。あらゆるすったもんだを繰り返した上で上記のような判断をしました。

しかし、その時所属していた組織の社長はとっても慎重派で、決裁が遅い傾向がありました。

「目の前の社長(お客さん)と、所属している組織(会社)の社長の両方が納得がいく着地点はないものだろうか…」

考えた末に、私は以下のような対応をしました。

私:「わかりました。今から直接会社に連絡してこの場でご回答します。しかし、ただ値引きして欲しいでは厳しいかもしれませんので、ひとつお願いがあります!」

お客さん;「お願いとは!?」

私「はい。もし、社長のご希望のラインまで値引きの決裁が降りた場合には、この場でご契約頂きたいのです。ご契約頂けるというメリットを材料に値引きの話をさせて頂けると私としても話が持って行きやすいので…」

お客さん:「わかりました。それでお願いします。」


そして、私はその場(お客さまの前)で会社に連絡を入れました。

私:「お疲れさまです。今、お客様のところから電話しているのですが、お客様が◯%の値引きをご希望されています」

社長:「………」

私:「もし、値引きに応じてくれるのであれば、この場でご契約を頂ける確約をもらっているのですが、お願いできませんでしょうか?」

社長:「そういう話は、一度持ち帰ってくれないと…」

私:「それは重々承知しているのですが、お客様のご事情を考えると導入するのであれば一日も早い方がいい状況でして… お客様も是非ともうちのサービスを導入したいとおっしゃっていますので、例外としてお願いできませんでしょうか?」


もうおわかりですよね。
お客様に対しては「値引きに応じる」、自分の会社の社長に対しては「即決をもらえる」という両者にメリットのある条件を提示して話をまとめ上げたのです。

もちろん、この商談は即決になりました。


社内の協力を得る方法

上記の例は極端な例であって、頻繁に使えるものではありません。
では、どのようにしたら社内のスタッフが協力してくれるのでしょうか?

社内のスタッフに迅速に対応してもらう方法

打ち合わせ

具体的な方法は以下の通りです。

常に迅速な行動をする
当たり前ですが、自分がのんびり仕事をしているのに、周りには迅速な行動を要求しても協力は得られません。
「◯◯さんは、1分ん1秒を無駄にしない人だ」
社内にこういう印象付けを普段からしておいてください。

決して、仕事の質は落とさない
「スピーディーだけど、ミスが多い(仕事が雑)」これはアウトです。
例えば、書面作成ひとつとっても、誤字脱字や数字のミスが多く社内のスタッフに余計な手間をかけさせてしまっている…
これでは協力は得られませんよね。

全て迅速な対応を要求しない
「なんでもかんでも自分を優先してもらいたい」組織に所属している以上は無理な話です。
ですから、「3日後までに回答が欲しい」「この案件は1週間後の対応で大丈夫」など、余裕のあるものに関しては、その旨をしっかりと伝えましょう。
こういう配慮をすることによって、内勤スタッフからの信頼が得られます。

自分の意見ではなく、お客さんの要望として伝える
「今日中に回答をください」と自分の意見として言うのと、「今日中に回答が欲しいとお客様からの要望です」では、受け取る側の印象は全く違います。
「自分勝手なやつだ」と思われないように気をつけましょう。


本日のまとめ

「迅速な対応は当たり前」ですが、「人それぞれの価値観」や「所属している部署など立場」によって、迅速の程度が違ったりします。

「社外で気を使っているのに、社内にも気を使うのかよ」って思う人もいるかもしれませんが、やはりは配慮は必要です。

社内の協力なくして営業マンは活躍できませんので、思い当たる人は周りのスタッフに協力をしてもらえるような環境づくりを心がけましょう!


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