法人リスト(名簿)を無料で作成する方法【エクセルフォーマット編】

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本日は、法人リスト(名簿)を無料で作成する方法の2回目です。

ネットからピックアップしてきた情報をコピペするためのエクセルのフォーマットを作りましょう!


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まず、エクセルを立ち上げてください。

そうしたら、下図のように1行目にピックアップする項目をあらかじめ打ち込んでおいてフォーマットを作成しておきましょう。



打ち込む項目と、その理由や注意点は以下の通り。

【ピックアップ用エクセルファイルの項目】

会社名

「株式会社○○」など、会社自体の名前をピックアップしてください。

尚、個人事業主がオーナーの飲食店であれば、お店の名前をコピペしておきます。


それと、歯科医院やクリニックなどは、「医療法人○○会」などという名称が会社名の代わりになります。

DM(ダイレクトメール)を送付する時の宛先は、この会社名を使います。

屋号

店舗名の事です。

例えば、居酒屋業界で言えば「和民」という居酒屋は「ワタミ株式会社」が運営しています。

この場合、屋号と会社名が同じなのですぐにわかりますが、「笑笑」という居酒屋は「株式会社モンテローザ」という会社が運営しています。

普段目にするのは、屋号(店舗名)ですので、新人も含め誰が見てもすぐに「あのお店を運営している会社か!」とわかるようにしておくのが目的です。

郵便番号

これは、DM(ダイレクトメール)を送付する際に必要な情報です。

しかし、中には会社のホームページ上に住所は載っていても郵便番号がない場合がありますので、そういう場合は、以下のサイトで検索してください。

郵便番号検索


住所1

ここには、ビル名などを除いた本社や本店(社長やオーナーがいるところ)の住所をピックアップします。

DM(ダイレクトメール)にしても、営業で訪問するにしても住所は必要ですから、これは説明は要りませんよね。


住所2

ここには、ビル名「○○ビル3F」などを打ち込みます。

何故、住所をわざわざ1と2に分けるかといえば、筆王などのソフトを使って宛名印刷をする時に、住所とビル名を分けて登録しておいた方が使い勝手がいいからです。(住所が長い時に、改行してビル名を印刷するなどの設定が簡単になります。ここでは、DMの印刷方法をお教えするのが目的ではありませんので、詳細は割愛します)

また、ビル名まで入れておけば、訪問することになった時に調べる必要がなくなります。


役職

提案する商材やサービスにもよりますが、DMは代表者宛に送るのが一番反響がいいので、「代表取締役」と入れるのがほとんどです。


しかし、ホームページを見ると「代表取締役社長」と役職名が書いてある場合があります。

その場合は、何かの拘りがあるかもしれませんので、「代表取締役社長」と入れておくといいと思います。

また、歯科医院やクリニックの場合は、医療法人化している場合は「理事」、1医院だけの場合は「院長」などの役職名になります。


とにかく、ホームページ上に載っている役職名をそのまま使うのがセオリーです。

店舗を経営している個人事業主の場合は「オーナー」で問題ありません。

氏名

旧字体は旧字体でピックアップしておきましょう!

敬称

一般的には「様」です。

しかし、歯科医院やクリニックの院長先生宛の場合は「先生」にしてもいいと思います。

TEL

アポをする時に必要になります。

1点気をつけたいのは、フリーダイヤルや求人用の電話番号をピックアップしないようにしてください。

URL

ホームページがすぐに見れるようにしておくと、テレアポの時に見ながら電話する時などに便利です。

店舗数の事です。

業種

「飲食店」「美容院」「歯科医院」など業種を設定しておくと、あとで、フィルターをかけて「美容院だけ抽出したい」という時などに便利です。

担当

誰がピックアップしたか名前を入れておく欄です。

※ FAX番号とメールアドレス
もし、FAXDMやメールDMを考えているのであれば、そういった項目を追加してください。


尚、メールアドレスの近くに「このアドレス宛に宣伝、広告メールを送信しないでください」というような事が書いてある場合は、そのメールアドレスは使えません。

もし、メールDMを送信すると、「特定電子メール法違反」で罰せられます。

以上が、ピックアップする項目とその簡単な理由や説明です。


最後に。

エクセルファイルをスクロールした時に、1行目の項目が消えるととても不便です。



そこで、1行目はそのままで、2行目から下だけスクロールするように設定しておきましょう!

図を見ながら設定してください。


1 エクセルシートの一番左の欄の1をクリックします(1行目が指定されます)

2 次にエクセルシート上のタブ「表示」をクリック

3 その後、「ウインドウ枠の固定」をクリック


ここまで出来たでしょうか?
そうしたら、

4 「ウインドウ枠の固定」の中にある「先頭業の固定」をクリック!


はい、これで設定OKです。

スクロールすると、2行目からしただけがスクロールされ、1行目は常に表示されていますよね!
ここまで設定したら、今後何度も使えるように「フォーマットとして保存しておいてくださいね。


ずいぶん長くなりましたが、今日はここまでです。

次回は、Google Chrome(グーグルクローム)の使い方についてお教えします!


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