ビジネスメールに関するこんな記事を見つけました。

【参考】仕事のメール作成に平均1日69分かけていることが判明 1通にかける時間は「5分」が最多 | キャリコネニュース | Page 2

1通に5分!?

日本のビジネスマンの仕事効率が悪いわけだ・・・

ただ、ビジネスメールの問題の全ては定形文化解決できるんですよ!

今日は、上記の記事を引用しながら、定形文化で解決できるという証明をしたいと思います。

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定形文化すればメール作成時間は一瞬

メールを定形文化して効率アップ

まずはこの部分から。

【参考】仕事のメール作成に平均1日69分かけていることが判明 1通にかける時間は「5分」が最多 | キャリコネニュース | Page 2

個人的には、よほど重要なメールで無い限り、「メール作成 → 内容確認 → 送信完了」までの時間は1分から長くても2分くらいまでと考えています。

平均5分は遅すぎます。
問い合わせ対応スタッフじゃあるまいし。

定型文を作るときは5分どころではすみませんが、次回以降は一瞬でメール作成が終わるようになるのですから、受信するメールをカテゴリー分けし、それぞれに対して返信メールの定型文を作成しておけばいいんですよ。

定形文化すればどこでもメール作成できる

次はこの部分。

8割近い人が24時間以内、もしくは数時間から半日での返信を望んでいる。

出典:仕事のメール作成に平均1日69分かけていることが判明 1通にかける時間は「5分」が最多 | キャリコネニュース | Page 2


外回りの営業マンは、一日に3商談とか入ると移動も含めてバタバタしますので、「帰社後メールの返信でいっか」と妥協しがちです。

しかし、上記を見て分かる通り、「数時間から半日での返信」を望んでいる相手が大多数なことを考えると、外出先でのメール対応が必要になってきますよね。

ですから、返信メールを定形文化しておき、スマホからでも簡単に作成して返信できるようにしておけばいいんです!

実際、私はこの方法で返信しているんですが、先方から「返信早いね~」と驚かれることが多いですよ(笑

定形文化で間違いも防止できる

最後はこちら。

また、半数を超える58.55%が受け取ったメールに失敗を見付けており、見付けた失敗の第1位は「誤字や脱字」(48.83%)。

出典:仕事のメール作成に平均1日69分かけていることが判明 1通にかける時間は「5分」が最多 | キャリコネニュース | Page 2


私のブログは誤字・脱字のオンパレードですので偉そうには言えませんが、メールは定形文化すれば誤字・脱字をなくすことが出来ます。

実は、以前ベンチャー企業を立ち上げたときに、BtoBの営業経験が無い私のメールに不安を抱いた社長が、「メール送信するときは、全部確認させてください!」と言ってきたことがあったんです。

正直これには参りました。
だって、社長の手が空いていなければ、チェックが終わるまで永遠と送信できないんですから(汗

結局、「これじゃあ、仕事にならん!」ということで話し合った結果、落ち着いたのが「メール定型文作成」だったんです。

定型文を作成してしまえば、間違える可能性があるのは、メール送信相手の会社名や役職名、氏名と、定型文以外に文章を付け加えるときだけですからね。

これで、細かい社長のチェックからまんまと逃れることができました(笑

最後に

当ブログの読者であれば、過去にメールの定型文化については記事にしたことがあることに気がついたのではないでしょうか?

ただ、問題は「で、メールの定型文化しているか、していないか」ということです。

していないのであれば、今すぐしましょう!

せっかく情報を得ても、実際に行動に移さないのであれば意味ないですよ。

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