「メールの送受信に時間をかけない」実践編

メール定型文アプリ

昨日は、営業で成績を上げるには無駄な時間の効率化が必要ということで、「メール」についてお話ししました。

本日は、その続きで実践編をお送りしたいと思います。


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私は、メールの送受信のほとんどを社外で済ませています。

あなたにもこんなことはありませんか?

・帰社したり、出社するとメールがたくさん溜まっていて全部対応するだけでかなりの時間がかかっている
・先方に送信するメールの作成に時間がかかる
・毎回毎回、同じような内容のメールを作成しているが、何とかならないものか?

私も法人営業を始めてしばらくすると、「今のビジネスマンって、メールのやりとりが本当に多いなぁ〜」って思ったものです。

「このメールの送受信にかかっている時間を売り上げに直結する仕事に使えないものか?」と考えるようになって効率アップに取り組みました。

そして、出来るだけ社内でメールのやりとりをしなくてもいい方法を考えたのです。


さて、その方法ですが、スマホやタブレットを使います。

私は、「仕事に役立つのであれば」ということで、比較的早くからiPhoneを購入し、その後iPadも使うようになりました。

結論から言えば、iPhoneやiPadで会社のPCに来たメールを受信できるように設定して、移動中や次のデモまでの待機時間に対応するようにしたのです。


考えてみてください。

10件のメールの送受信にどのくらいの時間を取られていますか?

1件3分で終わらせたとしても、30分もかかってしまいます。
ましてや、メールの対応次第で契約か否決かというような大事なやりとりであれば、1件3分では到底終わらないでしょう。

2泊3日というような出張であれば、モバイルノートPCを持って行くかもしれませんが、例えば、直帰した翌朝などメールが沢山溜まっていると、まずその対応から一日がスタートする事になります。

営業マンの仕事は契約をとることです。
そして、契約数を増やしたいのであれば、契約に直結するアポやデモの時間を出来るだけ確保することが重要です。

朝一から午前中いっぱいかけてメールの送受信対応を毎日のようにしているようでは、あなたの営業成績は頭打ちになって当然です。


前置きが長くなりました。それでは具体的な話をします。

まずは、以下のこの画面をみてください。


この画像は私のiPadの画面です。
モザイクがかかっているところを含め、全てメールアドレスです。

私の場合は、会社の代表、営業マン、ブロガーとしての3つの顔がありますので、プライベートのアドレス、会社の代表や問い合わせのアドレス、営業マンとしてのアドレス、運営しているブログのアドレスなどを全てPCだけでなくiPadでも送受信できるようにしてあります。(ちなみにiPhoneでも送受信出来るようになっています)

こうしておけば、電車の移動中に受信したメールを読んだり、次のデモまでの待機時間にメールを作成して送信したりという業務を外出先で終わらせることが出来ます。

もちろん、その場で対応が難しい場合は、フラグをつけておいて会社に戻ってからじっくりという場合もあります。
でも、これだけでかなりの業務の効率アップに繋がります。


そして、更に効率アップするために私が使っているのが「定型文アプリ」です。

ちょっと、これを見てください。


定型分アプリの「練習時間と場所のお知らせ」というところをクリックすると、


あらかじめ登録しておいた文章がワンタッチで呼び出すことが出来ます。


例えば、以下のような定型分をあらかじめ登録します。

【定型分例】

こうすることで、毎回使う「お世話になっております」や「今後ともよろしくお願い申し上げます」といった文章をタイピングする時間が大幅に短縮できます。

更には、定型分をしっかり作りさえすれば、変換間違えなどの凡ミスを限りなくゼロにする事が出来ますよね!


新人営業マンなどは、ビジネス独特の言い回しなどがありますので、一度先輩社員に教わったら即定型分を作っておけば、何度も何度も確認してもらう手間がなくなるわけです。

あとは、よくあるパターンの文面を全て登録しておけばOK


これで、一日、一週間、一ヶ月、一年のメール対応に使う時間は大幅に削減できますよ!

「俺、そんなにまでして、働きたくないいんですけど」
こういう考え方の人に一言。

『だったら、時間効率をアップしてサッサとやること終わらせて帰ればいいんです!』

ダラダラと仕事をやったふりしても、結局営業マンは「数字」なので何の意味もありませんよ。

以上、営業マン白井でした。


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