書類作成やメール作成に時間がかかっているようでは、一流のビジネスマンとは言えません。

特に、営業マンは数字に直結するアポやで商談の時間を1分でも多く確保する必要がありますので、雑務の効率化は必須です。

業務効率アップ(書類作成編)

そこで、書類作成やメール作成を効率化して爆速にするアイデアをまとめてみますので、できるだけ取り入れて雑務の時間を短縮しましょう!

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特打でブラインドタッチをマスター

書類やメールをPCを使って作成する以上、タイピングの速さと正確さは効率化の第一条件です。ただ、新幹線やカフェなどでPCを使って雑務をしているビジネスマンの多くは、お世辞にもタイピングのスピートは早くありません。

ですから、ゲーム感覚で楽しみながらブラインドタッチが学べる特打を使いましょう!

特打 |ダウンロード版
by カエレバ

私も未だにPCにインストールしたままにしてあり、タイピングの更なるスピートアップと手癖矯正のために使っています。

特打練習画面

特打練習結果画面

画像引用:特打より

上図のように、超基本的なところから練習を開始できますし、タイピング練習後に結果も表示されますので、PCを触ったことがない初心者でも無理なくブラインドタッチをマスターできますよ!

定型文登録をして同じ文章は二度と打たない

ビジネス文書では「お世話になっております」や「冬の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます」のような時候の挨拶、また、メールの署名のように毎回同じ文章を繰り返し使います。

このような文章は定型文登録して二度と打たないようにしていくことが、書類やメール作成を爆速化するコツなんですね。

「今は○月だから時候の挨拶はなんだっけ…」のように考えたり、いちいちそれを打っているタイプングの達人と、定型文登録してあっという間に終わらせてしまう人では、後者のほうが圧倒的に早いですからね。

ですから、グーグルクロームの拡張機能Insert Textを使って、定型文はバシバシ登録してしまいましょう!

使い方などに関しては、以下のブログにわかりやすくまとまっていますので、参考にしてください。

【参考】右クリックから定型文を挿入できるChrome拡張「Insert Text」

数字やアルファベットを半角指定

PCでタイピングをしていると、実に面倒なことのひとつに「数字やアルファベットの半角変換」があります。

ビジネス文書では、漢字・ひらがな・カタカナは全角、数字・アルファベットなどは半角というのが常識ですので、いちいち半角/全角のボタンを押して切り替える必要がありますが手間ですよね。

実は、私も昨日まではキーボードでいちいち切り替えていたのですが、以下のような記事をweb上で見つけたんですよ!

【参考】英数字を打つと、必ず半角になるGoogleの日本語入力設定のやりかた

「マジか!」と思って速攻で試しましたが、半角/全角の切り替えがないとタイピングが本当に効率よくなったんですよね。

以下からインストールできますので、使ってみてください!

【参考】Google 日本語入力 – Google

画像は著作権フリーサイトで探す

提案書などにちょっとした画像を使いたいときに、いちいち撮ピッタリの写真を自分で撮影していたら手間と時間がかかり過ぎます。だからといって、ネット上の画像は著作権の問題があるので、やたらと使うわけにはいきません。

そういうときは、著作権フリー、商用利用可の画像素材サイトを使いましょう!

私が使っているサイトのリンクを以下に貼っておきます。
すべて著作権フリー、商用利用可ですので安心して使えますよ!

※ 但し、ダウンロードした画像を販売したりするのは規約違反になります。

【参考】無料の写真 – Pixabay
【参考】写真素材なら「写真AC」無料(フリー)ダウンロードOK
【参考】写真素材 足成【フリーフォト、無料写真素材サイト】
【参考】ぱくたそ-フリー素材・無料写真ダウンロード
【参考】無料イラストなら「イラストAC」
【参考】無料イラストなら「イラストAC」

まとめ

「もっと効率のいい方法はないか?」と、常に模索し続け、「これは!?」と思ったものをドンドン取り入れていく。

この繰り返しで業務効率を1分1秒でも上げていきましょう!