ビジネスメール・チャット・SNSの注意点

社内外を問わず、メールやチャット、SNSを使ったことがないビジネスマンはいないのではないでしょうか。

そういう私も法人営業の世界に転身してからは、毎日メールでのやり取りが当たり前になりました。

ただ、メールは便利な反面、使い方を間違えると大変なことにもなりかねない怖さもあります。

そこで、ビジネスメール・チャット・SNSの注意点について取り上げてみます!


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こんなメールは嫌われるので注意

メールを受け取るビジネスマン
メールは全員をを集めたり、各々に伝えたりする必要がなく「一斉送信」ができます。
しかも、受け手が自分が都合のいいタイミングで読めるので、これほど便利なものはありません。

ただ、数多くのメールを受信していると「このメールはちょっと…」というようなものもあるんですよね。

私が経験した「・・・・・」と感じたメールの例を挙げてみますね!

誤字・脱字が多い

1度や2度ならわかりますが、毎回送信してくるたびに誤字や脱字があると気になります。

「確認しない人なんだろうな…」と思いますし、あまりに酷い場合は「漢字を知らないんじゃない?」って疑ってしまいたくなることも…

これは、毎日ブログを書いている私が言うのですから間違いありませんが、PCやスマホで打ったテキストは手書きよりも間違いに気が付かないんですよね。(当ブログでも、打ち間違いに気が付いて焦って修正したことは数えきれず…)

適切でない言葉使い

「お願いしますっ!」のように小さい「っ」や「!」を使っている、また、敬語が間違っているなど、適切でない言葉をメールなどで使うビジネスマンって意外と多いですよ。

以前、取引先の50才くらいのおじさまが「お願いしますっ!」と送ってきたときは、思わず笑ってしまいました。

このときは、その方の人間性が判っていましたし、いろいろお付き合いがある方なので問題ありませんでしたが、対して人間関係が出来ていない相手に送ったらまずいでしょうね。

不明瞭な内容・文章が長い

以前、社内で1回のメールの文章が1000文字を超えるものを送ってくる人がいました。
しかも、「結局、何が言いたいの?」という内容なんですよ…

もうね、
長文読解かよ!ってイライラしましたね(笑

内容が不明瞭だったり、ダラダラ長いメールは、相手の貴重な時間を奪う行為だと認識すべきです。

返信が無い

内容にもよりますが、異本的にはメール送信者は「読んでくれたかな?」と気にしています。
サーバーの調子が悪くて届くはずのメールが届かないこともあり得ますからね。

「返信不用」と書かれていない限りは、最低でも「以下のメール確認しました」と返信すべきです。

文章では伝わらないような内容のメール

文章で伝わらないニュアンスってあるじゃないですか?
そういうものをメールで送られてきても、「さっきのメールの件ですけど…」と直接確認が必要になるので2度手間になってしまいます。

文章だけで伝わらない内容や誤解を招く可能性があることは、直接伝えた方がいいです。

メールでこれをやったらアウト!

さて、メールやチャット、SNSなどでこれをやったら完全にアウトという例も挙げておきますので注意してください。

送信間違え

社内であれば「送信先間違っているぞ!」と注意されて終わりかもしれませんが、社外に送信するメールの宛先を間違えたら大変です。

「お宅の会社は一体どうなっているの?」って不信感を持たれてしまうこと間違いなしです。

送信前には十分に確認しましょう!

社外秘をSNSにアップ

極秘プロジェクトを「今、こんなプロジェクトが進んでま~す!」なんてSNSにアップしたら最悪ですね。

これはSNSに限ったことではなく、メールもチャットも形として残ってしまうものです。

ですから、「これは本当にSNSにアップしても大丈夫か?」は慎重に考えてください。

怒りの感情をダイレクトにぶつけた文章を送信

反論や怒りをダイレクトにぶつけたメールを送信するのは最悪です。

先ほど言った通り、メールではニュアンスが伝わりませんから大事になることもあり得ますし、形としての追ってしまいますから「やっぱり、言い過ぎたかも…」と取り消したくても後の祭りです。

気を付けてくださいね。

最後に

完全に言い訳します(笑

当ブログには、誤字・脱字があります。
見つけたときは訂正していますが、1300も記事があるので完璧は難しいんですね。
ですから、見つけた方は教えてください。

また、「(笑 」「!」「!?」という記号を使ったり、正しくは「難しいのですね」を「難しいんですね」のように話すときの発音に寄せて書いています。(文法に関しても同じ)

理由は、この方が堅苦しくないし、読みやすいと思っているからなんです!

ここら辺は好き好きがあると思いますが、お許し頂ければ幸いです。


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