ビジネスのメールで差をつける為のマナーと例文

メールアイコン画像

仕事でメールを送受信する事って多いと思いますが、メールひとつでライバルに差をつけられます。

まあ、初歩的なマナーが間違っているビジネスマンも多くいますが…


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法人営業をやっていると、いろいろな会社の担当者とメールする機会があると思います。

現代のビジネス上メールは欠かせない便利なツールですが、特に意識せずにやりとりしていませんか?



実は、私もそうだったのですが、ある出来事がきっかけで意識が180度変わりました。

とある大手学習塾チェーンの本部の社長からメールを頂いた時の事です。



その社長は私が過去にお会いした中でもずば抜けて「仕事が出来る」というオーラを発している社長だったのですが、頂いたメールが「やられた~」と思わず叫んでしまうほど素晴らしかったんです。

逆に言えば、あとにも先にもメールで感動したのはその1回きり。


そこで確信したのが、「メールひとつでライバルに差をつけられる」という事です。



では、具体的な例を挙げてご説明しますね。

まず、この画像を見てください。

メーラー画面大見本

よほどの変わり者でもなければ、こんな風にPCのデスクトップ上いっぱいに開いた状態でメールを確認する人はいません。



ほとんどの人が、以下のように、

メーラー画面小

縦長の状態で、送られてきたメールの確認をしています。



これを踏まえた上で、以下の画像を見て、ビジネスメール上直した方がいいところを探してみてください。

メール悪い例文



どうですか?あなは何個見つけられましたか?



下にスクロールすると答えがありますので、その前にじっくりと考えてみてください。













答えはこの下です。



では、まずは画像を見てください!

メール文章悪い例(添削)画像

【解説】

① 件名が不足している

最近はスパムメールが届くことが多いので、「ご質問の件」だけだと、勘違いしてメールを開いてもらえない可能性があります。

必ず「用件 会社名 氏名」を件名に入れるようにしてください。



② (株)になっている

当たり前の事ですが(株)略さずに「株式会社」とすること。



③ 御中は不要

勘違いしている人が多いのですが、会社名だけの時は御中が必要ですが、会社名と連名で個人名がある時は、個人名の後ろに「様」を付けるだけでOKです。

提案書などに「〇〇株式会社御中」と入れることが多いので間違えやすいのかもしれません。



④ 役職名

役職名は正確に。

「社長」ではなく「代表取締役」、「専務」ではなく「専務取締役」など。

また、役職は氏名の前に記入します。もし、「執行役員、エリア統括営業本部長」などと長い役職の場合は、執行役員で改行して役職を2段で記入するという方法もあります。



⑤ 丁寧なあいさつ文

ビジネスメールにおいては、要件を簡潔に伝える為、季節のあいさつや丁寧なあいさつは必要ありません。

「お世話になっております。〇〇株式会社の田中です。」程度のあいさつで十分です。



⑥ 長くて分かりづらい文章

いくつか伝えたいことがある場合はどうしても文章が長くなってしまいますので、箇条書きにするなど「見やすく、分かりやすい」を心がけてください。

ちなみに、文章中の「OKです」という表現はビジネス上マナー違反になります。



⑦ 署名にしよう

ビジネスメールのルールとして「最後は署名で締めくくる」というのがあります。

一度作ってしまえば、使いまわしがききますので、署名が無い人は作ってください。(※尚、会社指定の署名がある場合は、個人で勝手に違う署名を作るのはまずい事もあります)



あなたのメールと比較してどうでしたか?



最後に、上記7項目をふまえて作成した見本をお見せしますね!

ビジネスメールいい例見本

どうですか!?

すっきりとして見やすくなっていますよね。



メールひとつで「しっかりとした会社(営業マン)だな」とライバルに差をつける事が出来ますので、改善点がある場合はすぐに直しましょう!!


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